Eigenlijk is de betekenis van een proforma factuur heel eenvoudig: het is een voorlopige factuur waar geen wettelijke betaalverplichting aan vasthangt. Beschouw het als een gedetailleerde prijsofferte, maar dan alvast in de vorm van een factuur. Het hoofddoel? Duidelijkheid scheppen voordat een deal rond is of de goederen de deur uitgaan.
Wat is een proforma factuur nu echt?
Je kunt een proforma factuur het beste zien als een generale repetitie voor de échte factuur. Het is een document dat alvast alle details van de transactie toont – welke producten of diensten, de prijzen, de btw – maar één cruciaal element ontbreekt: het is géén officieel verzoek om te betalen. En dat verschil is essentieel om je administratie op orde te houden.
Denk even aan het opstellen van een contract. Voordat alle partijen hun handtekening zetten, stuur je een conceptversie rond. Zo weet je zeker dat iedereen op dezelfde golflengte zit. De proforma factuur speelt precies diezelfde rol in het handelsproces. Het legt een mondelinge overeenkomst of een aanvaarde offerte vast in een formeler document en geeft de koper een glashelder overzicht van de kosten die eraan komen.
De kernmerken van een proforma
Het feit dat er geen wettelijke betaalplicht is, heeft een paar belangrijke gevolgen. Goed om te weten, want zo vermijd je klassieke fouten.
- Geen officieel factuurnummer: Een proforma mag absoluut geen uniek, doorlopend nummer uit je officiële facturenreeks hebben. Dat is dé manier om te voorkomen dat het document per ongeluk in de boekhouding belandt.
- Geen boekhoudkundige waarde: Omdat er geen vordering of schuld ontstaat, hoort de proforma factuur niet thuis in je verkoop- of aankoopdagboek. Het beïnvloedt je omzet- of kostencijfers dus niet.
- Geen directe btw-gevolgen: Hoewel je voor de duidelijkheid best al het btw-bedrag vermeldt, hoef je deze btw nog niet aan te geven of door te storten. De btw-plicht ontstaat pas op het moment dat je de definitieve, commerciële factuur uitreikt.
Waarom dit onderscheid zo belangrijk is
Weten wanneer je een proforma factuur moet gebruiken – en vooral, wanneer niet – is cruciaal voor een gezonde bedrijfsvoering. Het document geeft je flexibiliteit en duidelijkheid in allerlei situaties, van internationale handel tot het vragen van een voorschot. Door de juridische status te begrijpen, voorkom je niet alleen misverstanden met klanten, maar ook pijnlijke fouten in je administratie die je later zuur kunnen opbreken bij een controle van de fiscus.
In België is een proforma factuur een niet-juridisch bindend document, uitgereikt vóór de levering van goederen of diensten. Volgens de Belgische regelgeving mag je het niet in de boekhouding opnemen en kun je er ook geen betaling mee afdwingen. Hoewel het document dus een gedetailleerde kostenschatting bevat, draagt het geen rechtsgeldig factuurnummer en is de koper niet verplicht te betalen. Meer info over de specifieke regels vind je bij Inv24 over proforma facturen in België.
Deze basiskennis is het fundament. Van hieruit kunnen we de strategische toepassingen gaan bekijken die we verderop in dit artikel bespreken.
Wanneer zet u een proforma factuur slim in?
Een proforma factuur is veel meer dan zomaar een kladje. Zie het als een handig stuk gereedschap in uw administratieve toolkit, perfect voor specifieke situaties waarin een gewone factuur of offerte net niet past. De proforma factuur betekenis gaat verder dan een simpel concept; het document lost praktische problemen op en maakt uw administratie een stuk soepeler. Laten we eens kijken naar een paar scenario’s waar dit document goud waard is.
Het onderstaande stroomdiagram laat mooi zien waar de proforma factuur thuishoort in het hele proces: een voorlopige, niet-bindende stap die duidelijkheid schept voor iedereen.
Zoals u ziet, fungeert de proforma als een formele schets. Het geeft een houvast zonder de harde, bindende verplichtingen van een definitieve factuur.
Voor internationale handel en douaneformaliteiten
Doet u zaken over de grens? Dan is de proforma factuur geen luxe, maar pure noodzaak. Douanediensten over de hele wereld willen precies weten wat er hun land binnenkomt. Ze hebben een document nodig dat de waarde, de hoeveelheid en het type goederen duidelijk omschrijft. Op basis daarvan berekenen ze invoerrechten en belastingen, lang voordat de uiteindelijke betaling gebeurt.
Stel u voor: u exporteert heerlijke Belgische chocolade naar Japan. De Japanse douane moet de waarde van die zending kennen om alles correct in te klaren. Een offerte is daarvoor te informeel. Een commerciële factuur daarentegen suggereert een afgeronde verkoop, wat nog niet het geval is. De proforma factuur is de perfecte tussenoplossing. Het ziet er officieel uit en bevat alle info die de douane nodig heeft, maar creëert nog geen betalingsverplichting.
Bij internationale zendingen is een proforma factuur vaak het sleuteldocument. Het voorkomt dat uw goederen vast komen te zitten aan de grens en zorgt voor een vlotte doorstroom in de hele logistieke keten.
Een aanbetaling of voorschot vragen
U heeft een grote bestelling voor maatkasten binnengehaald. Fantastisch! Om de materiaalkosten alvast te dekken, vraagt u de klant om een aanbetaling van 40%. Een definitieve factuur sturen voor dit bedrag is boekhoudkundig niet correct, want u heeft nog niets geleverd.
Hier komt de proforma factuur perfect van pas. U stuurt een proforma voor het volledige bedrag, waarop u duidelijk vermeldt dat een aanbetaling van 40% nodig is om met de productie te starten. Dit geeft de klant een professioneel en compleet overzicht van de totale kostprijs, terwijl u op een correcte manier om een voorschot vraagt. Zodra u de aanbetaling heeft ontvangen en de kasten geleverd zijn, zet u de proforma om in een definitieve, commerciële factuur voor het resterende bedrag.
Interne goedkeuring of financiering mogelijk maken
Soms heeft uw klant een officieel document nodig voor interne processen. Denk aan het aanvragen van een lening bij de bank, het verkrijgen van een importvergunning of simpelweg het krijgen van groen licht van een leidinggevende. Een eenvoudige offerte is voor banken of overheidsinstanties vaak niet voldoende; zij willen een document zien dat de serieuze intentie van de transactie weergeeft.
Een proforma factuur biedt hier de oplossing. Het bevat alle details die een financiële instelling of een overheidsorgaan nodig heeft om de transactie te beoordelen:
- Gedetailleerde omschrijvingen: Precieze specificaties van de producten of diensten, zodat er geen twijfel bestaat over wat er gekocht wordt.
- Volledige kostenopbouw: Inclusief eenheidsprijzen, totalen en een duidelijke vermelding van btw en andere kosten.
- Gegevens van koper en verkoper: Formele identificatie van beide partijen voor een officieel karakter.
Door een proforma te verstrekken, helpt u uw klant om de nodige administratieve hordes te nemen. Dat kan het hele verkoopproces aanzienlijk versnellen. Voor startende ondernemers is het cruciaal om dit soort processen te begrijpen. Meer praktische tips hierover vindt u in onze gids over het starten van een eigen zaak.
Elk van deze voorbeelden laat zien dat de proforma factuur geen overbodig papierwerk is. Het is een slimme tool die misverstanden voorkomt, vertrouwen opbouwt en complexe transacties een stuk eenvoudiger maakt.
Het juridische verschil met een definitieve factuur
Op het eerste gezicht lijken ze als twee druppels water, een proforma factuur en een definitieve factuur. Toch is hun juridische status als dag en nacht. Dit verschil kennen is geen detail, maar een absolute must om je boekhouding sluitend te houden en juridische kopzorgen te vermijden. Het is de harde grens tussen een voorstel en een verplichting.
Een commerciële, of definitieve, factuur is een juridisch bindend document. Van zodra je die verstuurt, creëer je een officiële schuld voor je klant. Met dat document in de hand heb je het wettelijke recht om betaling te eisen en, als het moet, stappen te ondernemen om die betaling af te dwingen.
Een proforma factuur doet dat expliciet niet. Het is eerder een intentieverklaring, een formele aankondiging van hoe een transactie eruit zal zien. De proforma factuur betekenis is hier dan ook allesbepalend: het document is “voor de vorm”, niet voor de wet.
De sleutelrol van het factuurnummer
Het meest zichtbare en tegelijk belangrijkste verschil zit ‘m in één klein, maar cruciaal detail: het factuurnummer. Dit nummer is de spil van je administratie en de sleutel tot juridische geldigheid.
Een definitieve factuur moet een uniek en opeenvolgend factuurnummer hebben uit je officiële, doorlopende reeks. Dat is nu eenmaal een harde eis van de btw-administratie. Het zorgt ervoor dat elke transactie perfect traceerbaar en onweerlegbaar is.
Een proforma factuur mag nooit een officieel factuurnummer dragen. Gebruik in de plaats daarvan een aparte referentie, zoals “PRO2024-001” of een offertenummer. Zo vermijd je elke mogelijke verwarring in je boekhouding.
Door dat onderscheid helder te maken, zorg je ervoor dat het document nooit per ongeluk als een officiële vordering in je administratie belandt. Dat zou niet alleen je omzetcijfers kunstmatig opblazen, maar ook tot foute btw-aangiftes leiden.
De btw-implicaties ontrafeld
De manier waarop je met btw omgaat, is een ander essentieel verschilpunt met directe financiële gevolgen. Hoewel op beide documenten btw-bedragen kunnen staan, is de impact compleet anders.
Op een proforma factuur vermeld je het btw-tarief en het berekende bedrag louter ter informatie. Je klant moet immers een compleet beeld krijgen van de totale kostprijs. Maar die vermelding creëert nog geen enkele fiscale verplichting voor jou.
De btw-plicht ontstaat pas op het moment dat je de definitieve, commerciële factuur uitreikt. Enkel dan ben je verplicht om de btw aan te geven en door te storten aan de staat. De proforma is in dat stadium fiscaal volledig neutraal.
Laten we de verschillen even op een rijtje zetten:
| Kenmerk | Proforma Factuur | Definitieve Factuur |
|---|---|---|
| Juridische Status | Niet-bindend, informatief | Juridisch bindend, afdwingbaar |
| Doel | Voorstel, douane, voorschot | Betalingsverzoek, bewijs van schuld |
| Factuurnummer | Geen officieel nummer | Uniek, opeenvolgend nummer |
| Boekhouding | Wordt niet ingeboekt | Wordt ingeboekt in verkoopdagboek |
| Btw-verplichting | Geen (is informatief) | Ja, btw is verschuldigd |
Een handige analogie is het verschil tussen een conceptcontract en een getekend contract. Het concept toont alle voorwaarden en details waar beide partijen over nadenken. Het is een cruciaal document om tot een akkoord te komen, maar het heeft geen enkele juridische kracht tot de handtekeningen gezet zijn. De proforma factuur is dat concept; de definitieve factuur is het ondertekende, rechtsgeldige document dat de deal bezegelt en de verplichtingen vastlegt.
Hoe stelt u een correcte proforma factuur op?
Een professionele proforma factuur opstellen is geen hogere wiskunde, maar precisie is wel de sleutel. Het document moet in één oogopslag duidelijk maken dat het om een voorlopige inschatting gaat en niet om een effectief betalingsverzoek. Door de juiste structuur en elementen te gebruiken, voorkomt u misverstanden die later voor juridische en boekhoudkundige kopzorgen kunnen zorgen. De ware betekenis van een proforma factuur schuilt immers in die details.
Het doel is eenvoudig: helderheid scheppen. Uw klant moet exact weten wat hij kan verwachten, zowel qua producten als qua kosten, zonder ook maar een seconde te denken dat hij al moet betalen. Een correct opgestelde proforma straalt professionaliteit uit en bouwt vertrouwen op, nog voor de transactie officieel van start gaat.
De onmisbare onderdelen van uw proforma
Hoewel een proforma factuur niet aan dezelfde strenge wettelijke eisen moet voldoen als een definitieve factuur, is het verstandig om de structuur ervan zo volledig mogelijk te maken. Dat zorgt voor herkenbaarheid en minimaliseert de kans op verwarring. De volgende onderdelen mogen absoluut niet ontbreken.
De allerbelangrijkste regel staat helemaal bovenaan. Vermeld groot, vetgedrukt en onmiskenbaar de titel “Proforma Factuur”. Dit is de eerste en meest cruciale stap om het document te onderscheiden van een officiële factuur. Zonder deze titel is de kans op verwarring reëel, met alle gevolgen van dien.
Daarnaast neemt u, net zoals bij een gewone factuur, de volgende gegevens op:
- Uw bedrijfsgegevens: Zorg voor een volledige vermelding van uw bedrijfsnaam, adres, btw-nummer en contactinformatie. Dit toont niet alleen dat u een professional bent, maar maakt het voor de klant ook gemakkelijk om u te bereiken.
- Gegevens van de klant: Vermeld de volledige naam, het adres en eventueel het btw-nummer van de klant. Nauwkeurigheid is hier cruciaal om problemen bij de uiteindelijke facturatie te vermijden.
- Een uniek referentienummer: Dit is een essentieel punt. Gebruik nooit een nummer uit uw officiële, doorlopende facturenreeks. Kies liever voor een aparte nummering, zoals “PRO2024-058” of “CONCEPT-112”. Zo houdt u uw boekhouding zuiver.
Deze basisgegevens vormen het fundament van uw document. Ze zorgen voor een duidelijke identificatie van beide partijen en de transactie in kwestie.
Een gedetailleerde omschrijving is cruciaal
Na de basisinfo volgt het hart van de zaak: de omschrijving van de goederen of diensten. Wees hier zo specifiek mogelijk. Vage omschrijvingen leiden alleen maar tot discussies en vertragingen.
Geef dus een heldere en gedetailleerde beschrijving van elk product of elke dienst die u levert. Vermeld voor elk item:
- De hoeveelheid (bv. aantal stuks, uren of kilogram)
- De prijs per eenheid (exclusief btw)
- Het totaalbedrag per lijn (hoeveelheid x eenheidsprijs)
Door deze details op te nemen, weet uw klant precies waarvoor hij betaalt. Dit is vooral belangrijk bij complexe projecten of internationale zendingen, waar de douane absolute duidelijkheid eist. Hoe specifieker u bent, hoe minder vragen u achteraf krijgt. Een doordachte prijszetting is hierbij van groot belang; ontdek meer over hoe u de juiste prijzen voor uw diensten en producten vaststelt in onze uitgebreide gids.
Een gouden regel: stel een proforma factuur op met dezelfde zorg en aandacht voor detail als een definitieve factuur. De enige echte verschillen zijn de titel, het ontbreken van een officieel factuurnummer en de juridische status.
Prijsopbouw en btw-vermelding
De financiële details moeten glashelder zijn. Nadat u de verschillende items hebt opgelijst, zorgt u voor een duidelijk overzicht van de totale kosten. Denk aan het subtotaal, de btw en het eindtotaal.
Vermeld het subtotaal van alle goederen en diensten. Splits vervolgens de btw uit per tarief (6%, 12% of 21% in België). Hoewel deze btw puur informatief is en nog niet afgedragen hoeft te worden, geeft het de klant een accuraat beeld van de uiteindelijke kostprijs. Dat voorkomt onaangename verrassingen wanneer de definitieve factuur in de bus valt.
Sluit af met het totale bedrag inclusief btw. U kunt eventueel ook de verwachte leveringsdatum, de betalingsvoorwaarden voor de definitieve factuur of de geldigheidsduur van de proforma vermelden. Dit voegt extra duidelijkheid toe en schept de juiste verwachtingen.
Veelgemaakte fouten die u best vermijdt
Het correct opstellen van een proforma factuur is niet moeilijk, maar een paar slordigheden kunnen grote gevolgen hebben. Hier zijn de meest voorkomende valkuilen:
- De titel vergeten: Het niet duidelijk vermelden van “Proforma Factuur” is de grootste fout die u kan maken. De kans bestaat dat uw klant (of diens boekhouder) het document als een echte factuur behandelt.
- Een officieel factuurnummer gebruiken: Dit creëert een spookfactuur in uw administratie en kan leiden tot een onjuiste btw-aangifte. Gebruik altijd een aparte referentie.
- Vage omschrijvingen: Onvoldoende details over producten of diensten kunnen geschillen veroorzaken. Wees specifiek om misverstanden te voorkomen.
- Geen vervaldatum opnemen: Hoewel niet verplicht, geeft een geldigheidsdatum aan tot wanneer de voorgestelde prijzen en voorwaarden gelden. Zo beschermt u zichzelf tegen prijsschommelingen.
Door deze elementen zorgvuldig te controleren, zorgt u ervoor dat uw proforma factuur zijn doel dient: informeren zonder te verplichten. Het is een teken van professionalisme dat het commerciële proces versoepelt en vertrouwen schept bij uw klanten.
Proforma facturen correct verwerken in uw administratie
Goed, u heeft net een proforma factuur verstuurd of er eentje ontvangen. Wat nu? De gouden regel is simpel, maar absoluut cruciaal: dit document hoort niet thuis in uw officiële boekhouding. Het is een commercieel instrument, geen financieel bewijsstuk.
Een correcte verwerking is essentieel om uw administratie helder en correct te houden. Een proforma factuur die per ongeluk in uw verkoop- of aankoopboek belandt, kan uw omzetcijfers en btw-aangifte compleet overhoop gooien.
De afbeelding hierboven toont precies de juiste aanpak. Behandel proforma’s als aparte documenten die een eigen plek verdienen, ver weg van de officiële boekhouding.
De proforma archiveren als commercieel document
U kunt een proforma factuur het beste zien als een onderdeel van het klantendossier, net als een offerte of een e-mail waarin u een prijs afspreekt. Het is een bewijs van een commerciële intentie, niet van een afgeronde transactie.
Organiseer het slim door proforma’s te bewaren als onderdeel van het bredere verkoopdossier. Koppel ze direct aan:
- De oorspronkelijke offerte: Zo ziet u mooi de evolutie van een eerste voorstel naar een meer formele overeenkomst.
- De uiteindelijke bestelling: Het toont precies aan op welke basis de klant zijn akkoord heeft gegeven.
- Relevante correspondentie: E-mails of notities die extra context geven aan de afspraken.
Door deze documenten samen te houden, creëert u een compleet en chronologisch overzicht van het verkoopproces voor elke klant. Dat is niet alleen handig voor uzelf, maar ook van onschatbare waarde als er later discussie zou ontstaan.
Een proforma factuur heeft geen boekhoudkundige waarde, maar wel een aanzienlijke commerciële waarde. Het is een cruciaal puzzelstuk in het verhaal van een transactie, dat duidelijkheid schept over de afspraken voordat de officiële, bindende stappen worden gezet.
Van proforma naar definitieve factuur
Uiteindelijk is het doel van een proforma om naadloos over te gaan in een definitieve, wettelijke factuur. Dat gebeurt zodra aan alle voorwaarden is voldaan, zoals de levering van de goederen, het afronden van de diensten of de ontvangst van de gevraagde vooruitbetaling.
Dit overgangsmoment is een kritieke stap in uw administratie. De proforma wordt op dit punt als het ware ‘geactiveerd’ en omgezet in een officieel document. Dit betekent dat u een nieuwe, commerciële factuur opstelt die:
- Een uniek en opeenvolgend factuurnummer krijgt uit uw officiële reeks.
- Dezelfde details bevat als de proforma (tenzij er intussen iets is gewijzigd in overleg).
- Een officiële factuurdatum en vervaldatum vermeldt.
Vanaf dan is de vordering officieel en ontstaat de btw-verplichting. De proforma heeft zijn rol gespeeld en wordt definitief vervangen door de juridisch bindende factuur die u in uw verkoopboek opneemt.
Automatiseer het proces met slimme software
Proforma’s manueel omzetten naar facturen is tijdrovend en een recept voor menselijke fouten. Een verkeerd overgetypt bedrag of een vergeten detail kan al snel voor problemen zorgen. Gelukkig kan moderne software dit proces voor een groot stuk automatiseren.
Systemen zoals Payli zijn precies ontworpen om deze administratieve stappen te stroomlijnen. In plaats van documenten manueel te kopiëren, zet u met een paar klikken een goedgekeurde proforma om in een volwaardige factuur.
De voordelen van zo’n geautomatiseerde aanpak spreken voor zich:
- Minder fouten: Alle gegevens worden automatisch overgenomen, wat het risico op typefouten elimineert.
- Tijdsbesparing: Wat vroeger minuten duurde, gebeurt nu in seconden. Die tijd kunt u beter investeren in uw zaak.
- Betere opvolging: U houdt een helder overzicht van welke proforma’s nog openstaan en welke al omgezet zijn in een factuur.
Moderne tools bieden vaak een totaaloplossing. Zo kan een kassasysteem de basis leggen voor een offerte, die u later omzet naar een proforma en uiteindelijk een factuur, allemaal binnen hetzelfde platform. Ontdek hoe een geïntegreerd Payli POS-systeem uw volledige verkoopproces kan vereenvoudigen. Die aanpak zorgt voor een consistente en foutloze administratie van begin tot eind.
Veelgestelde vragen over de proforma factuur
De wereld van facturatie kan soms een doolhof lijken, en zeker de proforma factuur roept vaak vragen op. Hoewel de betekenis van een proforma factuur – een voorlopig document – op zich duidelijk is, zorgt de concrete toepassing in de praktijk weleens voor twijfel. Om je snel op weg te helpen, hebben we de meest voorkomende vragen voor je gebundeld en voorzien van heldere, no-nonsense antwoorden.
In deze FAQ-sectie krijg je direct bruikbare kennis. We duiken in de juridische status, de btw-regels en de verschillen met andere documenten. Zo kan je met een gerust hart de juiste administratieve keuzes maken voor jouw zaak.
Is een proforma factuur juridisch bindend in België?
Het korte en duidelijke antwoord is: nee. Een proforma factuur heeft in België absoluut geen juridisch bindende kracht. Zie het als een puur informatief document, een soort voorlopige schets van de uiteindelijke deal. Het creëert voor je klant dan ook geen enkele verplichting om te betalen.
Je kan op basis van een proforma factuur dus nooit een betaling afdwingen via de rechtbank. Dat recht krijg je pas zodra je een definitieve, commerciële factuur uitreikt na de levering van je goederen of diensten. Die échte factuur is wél een rechtsgeldig document dat een schuld vastlegt en de basis vormt voor je vordering.
Beschouw de proforma factuur als een formele handdruk op papier. Het bevestigt de intentie van een deal, maar het is nog niet het ondertekende, bindende contract. De juridische verplichting volgt pas later.
Hoe zit het met btw op een proforma factuur?
Hier ontstaat vaak verwarring, dus dit is een belangrijk punt. Je moet de btw-bedragen en -tarieven wel degelijk vermelden op een proforma factuur. Waarom? Omdat het document een zo volledig en accuraat mogelijk beeld moet geven van de totale kost die de klant kan verwachten. Zonder btw zou het plaatje onvolledig en zelfs misleidend zijn.
Maar, en dit is cruciaal, de btw op een proforma is puur informatief. Dit betekent dat je deze btw op dat moment absoluut niet hoeft aan te geven bij de fiscus of af te dragen. De fiscale plicht om btw aan te geven en door te storten ontstaat pas op het moment dat je de definitieve, commerciële factuur opstelt. De proforma zelf heeft dus geen directe fiscale gevolgen.
Wat is het belangrijkste verschil met een offerte?
Hoewel zowel een offerte als een proforma factuur niet-bindend zijn voor betaling, dienen ze een ander doel en gebruik je ze in verschillende fases van je verkoopproces. Het is belangrijk om de nuances te kennen voor een professionele communicatie met je klanten.
Een offerte is in essentie een aanbod. Je doet een voorstel om bepaalde goederen of diensten te leveren tegen een specifieke prijs. Het is vaak de start van de onderhandeling en heeft als doel de klant te overtuigen om met jou in zee te gaan.
Een proforma factuur volgt meestal ná de offerte, wanneer er al een principeakkoord is. Het heeft meer een administratief en praktisch doel. De belangrijkste verschillen op een rij:
- Vorm: Een proforma heeft de opmaak van een factuur. Dat komt formeler over en is handig voor bijvoorbeeld douane of financieringsaanvragen.
- Timing: Een offerte komt aan het begin van het traject; een proforma komt vaak daarna, als formele bevestiging of om een voorschot te vragen.
- Doel: De offerte moet overtuigen, de proforma moet informeren en administratieve processen (zoals import) vlot laten verlopen.
Kortom, de offerte is je commerciële tool om de deal te sluiten, terwijl de proforma je administratieve tool is om de deal praktisch voor te bereiden.
Mag ik een proforma factuur inboeken in mijn boekhoudprogramma?
Absoluut niet. Dit is een van de meest gemaakte fouten die je boekhouding ernstig in de war kan sturen. Omdat een proforma factuur geen officiële vordering of schuld vertegenwoordigt, heeft het geen enkele boekhoudkundige waarde. Boek je het toch in je verkoop- of aankoopdagboek, dan zullen je financiële rapporten, zoals je omzet en openstaande vorderingen, niet meer kloppen.
De juiste manier om proforma facturen te beheren, is door ze apart te bewaren als onderdeel van je commerciële administratie. Bewaar ze in het klantendossier, samen met de offerte en andere relevante communicatie. Ze dienen als bewijs van de gemaakte afspraken maar blijven strikt gescheiden van de officiële boekhouding, tot ze worden omgezet in een definitieve factuur.
Wil je het beheer van offertes, proforma facturen en definitieve facturen stroomlijnen en de kans op fouten minimaliseren? Met Payli automatiseer je jouw volledige verkoopproces, van POS tot webshop, en beheer je alles vanuit één centraal dashboard. Vereenvoudig je administratie en bespaar kostbare tijd. Ontdek vandaag nog hoe Payli jouw bedrijf kan helpen groeien op payli.be.